Las cuentas de la semana, en orden
El agente ordena las cuentas por vencimiento y prioridad. Tú decides qué pagar, y el pago queda en manos de tu equipo.
Lo que hace por tu empresa
- Previsión de cajaJunta lo que va a entrar y lo que va a salir, y muestra cómo debería quedar la caja en las próximas semanas, con las semanas ajustadas resaltadas.
- Cuentas de la semana por prioridadOrdena las cuentas por pagar de la semana por vencimiento e importancia, para que decidas qué pagar y cuándo.
- Cobranza con tus plantillasRecuerda a los clientes sus facturas pendientes con los mensajes y horarios que aprobaste, siempre con respeto.
- Conciliación del extractoCompara los cobros del extracto bancario con las facturas pendientes. Lo que no coincide pasa a revisión de una persona.
- Cierre para el contadorA fin de mes, reúne facturas, comprobantes y extractos, señala lo que falta y deja los documentos ordenados para tu contador.
Cómo trabaja con tu equipo
El agente se encarga de ordenar: previsión, recordatorios, conciliación y documentos. Las decisiones que mueven dinero quedan con tu equipo: qué pagar, cuándo pagar y cómo negociar con quien está atrasado.
Cada cobro conciliado y cada mensaje de cobranza quedan registrados, para que cualquier persona del equipo vea qué se hizo y cuándo.
Sistemas y canales
- ERPSistema de gestión (ERP)
- BcExtracto bancario
- PlHojas de cálculo
- @Correo electrónico
- WaWhatsApp
- NFFactura electrónica
- DcArchivos y documentos
Habilidades
Previsión de cajaCuentas por pagarRecordatorios de cobranzaConciliación bancariaCierre del mesInforme financiero
Cómo trabaja el Agente de Finanzas
Del extracto bancario al cierre del mes
Ejemplos ilustrativos, con empresas y personas ficticias.
La caja de las próximas semanas
Los cobros previstos y las cuentas por pagar se convierten en una previsión semana a semana. La semana ajustada aparece antes de llegar.
Un recordatorio con tus palabras
El mensaje sigue el texto y el horario que aprobaste. Si el cliente dice que ya pagó, el agente revisa el extracto antes de dar la factura por pagada.
El extracto encuentra las facturas
Los cobros del extracto se comparan con las facturas pendientes. Lo que coincide se concilia; el resto pasa a revisión.
¿Cambiaron los datos bancarios? El pago espera
Cuando un proveedor envía datos bancarios nuevos, el agente saca el pago del plan y te avisa. Solo vuelve después de que una persona lo confirme por teléfono.
El mes listo para el contador
A fin de mes, el agente reúne facturas, comprobantes y extractos, señala lo que falta y envía la carpeta al contador en la fecha acordada.
Tú tienes el control
Límites claros, acordados antes
Antes de empezar, decides qué hace el agente, qué pregunta y qué queda siempre en manos de tu equipo. Puedes cambiarlo en cualquier momento.
Conversar sobre este agenteHace dentro de tus reglas
- Actualizar la previsión de caja y la lista de cuentas de la semana
- Enviar recordatorios de cobranza con las plantillas y horarios aprobados
- Conciliar los cobros que coinciden con facturas pendientes
Avisa y pregunta antes
- Semana en la que la caja queda ajustada
- Cobro que no coincide con ninguna factura
- Proveedor que cambió sus datos bancarios: el pago sale del plan hasta que una persona lo confirme por teléfono
Nunca hace
- Pagar cuentas o pedir contraseñas del banco
- Dar una factura por pagada solo porque el cliente dice que pagó
- Cobrar con amenazas o fuera de los horarios permitidos
Preguntas frecuentes
Dudas comunes
¿El agente hace pagos?
No. Ordena las cuentas de la semana por prioridad y prepara la lista para tu equipo. Quien paga es siempre una persona, en el banco, con su propio acceso.
¿Necesita la contraseña del banco?
No. El agente lee el extracto bancario y no tiene acceso para mover dinero. Nunca pide contraseñas del banco, ni a ti ni a nadie.
¿Cómo funcionan los recordatorios de cobranza?
Con las plantillas de mensaje y los horarios que apruebes, en un tono cordial. Si el cliente dice que ya pagó, el agente revisa el extracto antes de dar la factura por pagada. Cualquier negociación de fechas o montos pasa a una persona de tu equipo.
¿El agente reemplaza a mi contador?
No. Organiza los documentos y los pendientes del mes para facilitar el trabajo del contador. La contabilidad y los impuestos siguen en sus manos.
Servicios
La tecnología que acompaña a este agente
Integraciones entre sistemas
Tus sistemas comunicándose entre sí: sistema de gestión, CRM, tienda en línea, banco, factura electrónica y WhatsApp, sin escribir lo mismo dos veces.
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Modernización de sistemas
Reemplazo de sistemas antiguos parte por parte, con la empresa funcionando, los datos revisados en la migración y el equipo trabajando durante el cambio.
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Nube, automatización y DevSecOps
Sistemas y agentes en la nube con orden: versiones nuevas publicadas de forma automática, controles de seguridad, respaldos probados y gastos a la vista.
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Empieza por la rutina que más pesa. Lo demás lo conversamos.
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